Chef d'entreprise : comment anticiper les vacances de vos salariés ?

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iStock Svetikd - Anticiper les vacances de vos salariés.jpgChef d'entreprise : comment anticiper les congés de vos salariés ?

Les vacances d'été approchent, et avec elles les nombreux départs en vacances des salariés. Quelles sont les règles que vous devez respecter, en tant que chef d'entreprise ? Que pouvez-vous imposer à vos employés ? Quels conseils pouvez-vous suivre pour bien vous organiser en période de congés payés ?

 

Congés payés : la réglementation

Vos salariés ont droit à 2,5 jours de congés par mois de travail effectif, c'est-à-dire 30 jours ouvrables ou 5 semaines au moins par période de référence. Cette dernière court normalement du 1er juin au 31 mai de l'année suivante (du 1er juin 2016 au 31 mai 2017, par exemple). Elle est différente si votre entreprise doit s'affilier à une caisse de congés payés, comme dans le secteur du BTP. Elle court alors du 1er avril au 31 mars.

 

Les congés acquis pendant la période de référence doivent être posés avant la fin de cette période, sous peine d'être perdus. Vous pouvez toutefois accorder un report à vos salariés, mais vous êtes totalement libre de cette décision.

 

Ces 30 jours ouvrables représentent le minimum légal prévu par la loi. Un accord d'entreprise ou de branche ou une convention collective peuvent prévoir une durée plus longue, mais jamais plus courte.

 

Depuis le 1er janvier 2017, vos employés peuvent prendre leurs congés payés dès leur embauche, sous réserve d'avoir un solde suffisant, et non plus attendre un an. En revanche, ils n'ont pas le droit de poser plus de 24 jours consécutifs, à moins de justifier de contraintes géographiques particulières (travailleur étranger ou originaire de l'Outre-Mer) ou d'avoir à sa charge une personne handicapée (enfant ou adulte) ou une personne âgée en perte d'autonomie.

 

Que pouvez-vous imposer à vos salariés ?

En tant qu'employeur, vous devez valider ou non les périodes de congés de vos salariés qui vous en ont fait la demande. Si vous opposez un refus à un employé, vous devez motiver votre décision et il doit pouvoir poser des jours à un autre moment.

 

Vous pouvez également imposer une ou plusieurs périodes de congés à vos équipes. Si vous décidez de fermer l'entreprise durant l'été, vous devez consulter au préalable le comité d'entreprise ou les délégués du personnel.

 

Si vous ne fermez pas votre entreprise pendant l'été, vous pouvez organiser vous-même le planning des départs en vacances de vos employés, en concertation avec les délégués du personnel et en accord avec un éventuel accord d'entreprise ou de branche. Vous devez également tenir compte des critères suivants :

  • la situation familiale de vos employés : les possibilités de congés de leur conjoint et les éventuelles personnes à leur charge (enfant, personne âgée ou handicapée),
  • leur ancienneté : les derniers arrivés ont sans doute moins besoin de congés,
  • les dates éventuellement choisies par les salariés l'année précédente.

 

Vous avez l'obligation de prévenir vos salariés au moins un mois avant leur départ. Passé ce délai, vous ne pouvez pas modifier le planning, sauf en cas d'accord bilatéral ou de circonstances exceptionnelles. Par ailleurs, vous devez afficher dans vos locaux le planning des congés.

 

Quelques conseils

Nous l'avons vu précédemment, vous pouvez laisser vos employés choisir librement leurs périodes de congés. Néanmoins, tout est question d'anticipation. Plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant la période de vacances, vous pouvez vous rapprocher de votre service RH pour étudier les soldes de vos salariés, et les inciter à poser leurs jours le plus tôt possible, pour que vous puissiez vous organiser au mieux. Cela permet également d'éviter des demandes de reports de congés, qui ne font que retarder le problème.

 

Il est intéressant d'organiser vous-même un planning des départs, pour disposer d'un personnel suffisant à tout moment. Ils peuvent voir cela comme une contrainte, c'est alors à vous de leur expliquer que cet aménagement est nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.

 

Vous pouvez également embaucher des personnes en CDD ou en mission d'intérim pour remplacer vos salariés partis en vacances. Cela représente un surcoût, mais vous assurez ainsi la continuité de l'activité, à un niveau équivalent.

 

Yvan Brax, journaliste à La Tribune

 

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