Clôture de l'exercice comptable : comment archiver vos documents ?

journaliste à La Tribune

La fin de l'exercice 2017, le 31 décembre, approche. Il est temps de rassembler les documents comptables de l'année et de les entreposer dans un endroit sûr. Quelles sont les obligations de conservation ? Comment les archiver correctement ?

 

Les règles de conservation

Alors que les fêtes de fin d'année approchent, il est temps de ranger vos documents comptables de l'année 2017 dans vos archives pour faire de la place à ceux de l'année prochaine. Mais il faut faire attention à la manière dont vous organisez leur conservation. En effet, la loi impose une conservation de ces pièces – qui incluent le livre journal, le grand livre et tous les justificatifs comme les factures ou les bons de commande – pendant au moins 10 ans après la clôture de l'exercice concerné. L'objectif est de pouvoir fournir des preuves en cas de problème avec un fournisseur ou même l'administration. Les autres documents ont un temps de conservation différent :

  • 5 ans pour les documents concernant le personnel, les contrats commerciaux et les documents bancaires,
  • 6 ans pour les documents fiscaux (impôt sur les sociétés, impôts locaux, CFE, TVA…),
  • 30 ans pour les contrats d'achat ou de vente de biens immobiliers.

 

Il est évidemment possible d'en disposer sous forme physique ou numérique. Vu l'évolution de la technologie de nos jours, il y a fort à parier que la seconde option soit la plus courante, notamment en ce qui concerne certaines pièces comme les factures ou les bons de livraison. La loi impose que tous les documents comptables soient conservés sous leur forme originale, pour éviter toute modification, qu'elle soit volontaire ou non.

 

Une impression n'aura aucune valeur pour l'administration, à moins de prouver qu'il s'agit d'une reproduction fidèle, ce qui est difficilement possible à moins de présenter l'original. Ne perdez donc pas de temps à imprimer toutes vos factures émises ou reçues. Cela vaut également pour les documents papier. Vous pouvez les photocopier pour des raisons pratiques, mais les originaux doivent absolument être conservés.

 

L'obligation de conserver les originaux sous leur forme première pose problème, puisqu'elle impose à toute entreprise d'utiliser deux méthodes d'archivage, une numérique et l'autre physique.

 

Quelques méthodes d'archivage

Mais il ne suffit pas simplement d'entreposer vos documents comptables dans un tiroir, dans n'importe quel ordre. La loi, là encore, impose d'utiliser une méthode permettant à un agent de l'administration, s'il venait à se présenter, de consulter les pièces qu'il souhaite, et ce « sans cause d'erreur ni perte de temps. » Et puis, il est plus agréable de savoir que l'historique de la société peut être retracé grâce à un rangement optimal des archives.

 

Concernant les documents physiques, il n'y a pas énormément de méthodes à appliquer pour les conserver. Ils doivent être entreposés dans une salle dédiée, correctement ventilée et ne présentant pas d'humidité excessive, pour éviter toute dégradation accélérée. Et, évidemment, elle doit être sécurisée, afin que personne ne puisse les altérer. Une porte fermant à clef est une solution simple et efficace.

 

Il s'agit ensuite de classer les documents en fonction de leur nature (bons de livraison, factures…) dans des classeurs ou des boîtes numérotés et clairement identifiés. Pour faciliter encore plus leur accès, rangez-les par ordre chronologique. Il est également intéressant, si vos archives sont conséquentes, de garder une trace de la position de toute pièce entreposée, sur un tableau Excel, afin de les retrouver facilement.

 

Il est enfin important de formaliser le système d'archivage, en écrivant une fiche pratique par exemple. Cela permettra à tout employé de comprendre la méthode utilisée et gagner un temps précieux.

 

La problématique des documents informatiques

L'archivage informatique suit peu ou prou les mêmes règles. Il vous faut classer tous les documents dans des dossiers clairement nommés, et créer autant de séparations que nécessaire. Pour les factures par exemple, un répertoire général peut être composé de deux sous-dossiers séparant les fournisseurs et les clients, puis le répartir encore une fois pour savoir de quelle entreprise provient la pièce en question.

 

Mais les documents informatiques posent d'autres problèmes, et le premier est leur forme. Un simple fichier texte est facilement modifiable par n'importe qui, alors qu'un PDF ne peut être altéré sans que cela ne se remarque. C'est d'ailleurs le format le plus couramment utilisé pour les documents importants. Il est également possible de restreindre l'accès en imposant à tous un mode « Lecture seule », empêchant toute manipulation sauf pour les quelques personnes autorisées. Enfin, d'autres processus permettent de conserver les fichiers dans leur état, comme la signature électronique.

 

Vient ensuite la problématique du support d'archivage. Le support doit être facilement accessible mais suffisamment sécurisé. Vous devez alors mettre en place un coffre-fort numérique, c'est-à-dire un logiciel prémuni contre toute attaque informatique et dont les accès peuvent être contrôlés. Mais cela ne suffit pas. Vous devez créer une ou plusieurs sauvegardes sur un support physique, comme un disque dur ou un CD. Cela vous permet de ne pas perdre vos documents en cas de problème numérique.

 

Vous avez la possibilité de réaliser tout cela en interne, ou bien de faire appel à un tiers-archiveur. Il s'agit d'une entreprise spécialisée dans le domaine, qui centralise vos documents dans des lieux sécurisés. L'avantage principal réside dans l'expertise dont ils disposent en termes de sécurité et d'organisation. Par ailleurs, cela vous coûtera moins cher que de tout conserver dans vos bâtiments.