Comment répondre efficacement à un appel d'offres ?

journaliste à La Tribune

 

Répondre à un appel d'offres est un moyen important pour toute entreprise de développer son activité en conquérant de nouveaux marchés. De quoi s'agit-il précisément ? Comment y répondre efficacement ?

 

Appel d'offres : définition

Un appel d'offre permet à une entreprise ou un établissement public, appelé acheteur, de choisir le prestataire le plus économiquement avantageux parmi plusieurs candidats, appelés soumissionnaires suite à la publication d'une offre, et ce sans négociation possible. L'objectif est de trouver le meilleur rapport qualité/prix pour des travaux ou une fourniture de marchandises. Il s'agit d'une procédure parmi plusieurs réunies sous le nom de marchés publics, les autres permettant aux soumissionnaires de négocier les termes du contrat.

 

Tout appel d'offres peut être ouvert ou restreint. Dans le premier cas, toute entreprise intéressée peut soumettre son dossier. Dans le second, l'acheteur pré-sélectionne les sociétés pouvant répondre en utilisant des critères publics, comme le chiffre d'affaires ou les compétences proposées. Il peut également être public ou privé. Le premier est émis par une collectivité locale ou une agence dépendant de l'État et nécessite souvent un dossier très complet. Le second, lui, est passé par une entreprise de droit privé. Les procédures sont souvent plus souples.

 

Les différentes procédures

Il existe plusieurs procédures applicables pour un appel d'offres, en fonction de sa taille et de sa nature. La procédure formalisée est utilisée lorsqu'il dépasse certains seuils dits européens :

  • 209 000 euros pour des fournitures ou des services,
  • 5 255 000 euros pour des travaux.

 

Dans ce cas, l'acheteur doit publier un avis de marché au Journal officiel de l'Union européenne, et au Bulletin officiel des annonces de marchés publics s'il s'agit d'une entité publique. Il est divisé en six parties :

  • le type d'acheteur, privé ou public,
  • l'objet de l'appel d'offres : fournitures, services ou travaux, durée, détail des lots…
  • les renseignements juridiques, financiers et techniques : vous trouverez ici la liste des documents à fournir,
  • les critères d'attribution et la durée de validité de l'offre. S'il s'agit d'une procédure restreinte, les modalités correspondantes sont précisées dans cette partie,
  • l'attribution du marché, une fois qu'elle a eu lieu,
  • les renseignements complémentaires, qui n'entrent dans aucune partie ci-dessus.

 

En deçà de ces seuils, l'acheteur peut utiliser une procédure adaptée, appelée Mapa. Il peut alors déterminer librement les modalités de la procédure. Au-dessous de 90 000 euros, l'avis de marché peut être rédigé librement, mais doit toutefois contenir quelques informations essentielles, comme les coordonnées de l'acheteur, l'objet de l'appel d'offres et les critères souhaités.

 

Enfin, certaines circonstances précises dispensent de toute publication d'appel d'offres :

  • en cas d'urgence ou d'aléa non contrôlable,
  • lorsqu'un appel d'offres n'a reçu aucune candidature recevable,
  • lorsque les besoins sont inférieurs à 25 000 euros,
  • lorsque les prestations ne peuvent être fournies que par une seule entreprise,
  • lorsque les besoins concernent des produits destinés à la recherche ou à des expérimentations.

 

Répondre à un appel d'offres

Pour répondre efficacement à un appel d'offres, vous devez respecter quelques étapes. Il vous faut tout d'abord trouver des appels d'offres auxquels répondre. Pour les acheteurs publics, c'est simple : il vous suffit de consulter le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP), disponible en ligne. Pour les autres, vous pouvez vous tourner vers les journaux d'annonces légales.

 

Vous devez ensuite rédiger un dossier de candidature modèle, qui servira de base à toutes vos réponses. Il peut prendre la forme que vous souhaitez, mais doit préciser vos moyens humains et techniques permettant de répondre à la demande, ainsi que vos références, vos expériences passées, en rapport avec l'appel d'offres. Pour vous démarquer, vous pouvez également proposer des variantes et des innovations aux prestations demandées, afin de dépasser les attentes de l'acheteur.

 

Une fois les candidatures reçues, l'acheteur examine les candidatures et attribue une note à chacune, pour tous les critères d'attribution. Cela vous permet, en cas de refus, de connaître les points à améliorer pour la prochaine fois.

 

Si votre proposition est acceptée, vous devez ensuite constituer un dossier d'offre en rédigeant deux dossiers :

  • un dossier technique : il décrit en détail tous les matériels fournis, les moyens humains affectés à la fourniture de services ou aux travaux, les plans d'exécution, les contraintes de mise en œuvre…
  • un dossier financier : il s'agit tout simplement du devis de la prestation fournie, dans le détail. Pour des travaux, par exemple, y sont marqués tous les prix des missions effectuées, ainsi que le coût de la main-d’œuvre.

 

Vous devez également joindre des justificatifs, détaillés dans l'avis de marché. Il s'agit le plus souvent des justificatifs d'assurances professionnelles, de la formation de votre personnel ou encore une attestation sur l'honneur que vous n'avez pas fait l'objet d'une condamnation au titre de l'article 45 du Code des marchés publics, comprenant notamment le travail dissimulé.

 

Yvan Brax, journaliste à La Tribune

 

Vous avez une question ? Venez la poser sur la Communauté !