Déménagement d’entreprise : les frais à anticiper

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iStock Andrey Popov - Déménagement d'entreprise.jpgDéménagement d'entreprise

 

Vous souhaitez faire déménager votre entreprise dans des locaux mieux adaptés à votre activité ou à vos envies de développement. Evidemment, cela n’est pas gratuit. Découvrez une liste (presque) complète des frais à anticiper.

Préparer le terrain                                                                           

Il faut tout d’abord savoir que la durée de préparation d’un déménagement d’entreprise dépend de sa taille. Au-dessous de 100 employés, comptez entre 1 et 3 mois. Au-delà, entre 6 mois et 1 an vous seront nécessaires pour régler tous les aspects logistiques. Par ailleurs, si vous êtes locataire de vos locaux, n’oubliez pas de prendre en compte le préavis de départ, qui peut courir sur 3 à 6 mois. Si vous ne le respectez pas, vous encourez des frais supplémentaires.

Avant même de chercher de nouveaux locaux, il vous faut établir un cahier des charges recensant tous vos besoins dans le nouvel espace : la localisation, la superficie, certaines contraintes comme la présence de serveurs au sein de votre entreprise ou de machines-outils… Cette étape prend du temps et doit être effectuée minutieusement, pour éviter les surprises le jour du déménagement.

La recherche de locaux

Une fois cela fait, vous pouvez vous lancer à la recherche de nouveaux locaux. À moins d’avoir des spécialistes de l’immobilier au sein de votre entreprise, il vous faudra passer par une agence spécialisée dans le domaine. Moyennant des honoraires, elle se chargera de trouver les locaux les mieux adaptés à votre demande.

Une entreprise est rarement propriétaire de ses locaux, surtout dans le cas des PME (majoritaires en France) et dans le secteur tertiaire. Il est donc très probable que vous comptiez louer vos nouveaux bureaux, dont le prix varie évidemment en fonction de leur localisation. Le loyer de l’immobilier d’entreprise est par exemple plus élevé en Ile-de-France, entre 350 et 380 euros par mètre carré et par an selon ImmoStat, qu’en province, où cela oscille entre 100 et 150 par mètre carré et par an.

Une fois le bail signé, vient l’étape la plus onéreuse du déménagement : l’aménagement des locaux. Elle est indispensable si vous voulez avoir des bureaux adaptés à votre activité, qui augmenteront donc la productivité de vos équipes. Comptez entre 300 et 700 euros par mètre carré, selon l’importance des travaux à effectuer. Vous avez toujours la possibilité de demander au bailleur d’en prendre certains à sa charge, mais vous devrez en régler la plupart.

Ce coût a d’ailleurs tendance à augmenter depuis quelques temps, en raison de l’ajout d’espaces de convivialité, comme une salle de repos, une cafétéria ou même une salle de jeux, à l’image des startups de la Silicon Valley.

Le déménagement

Concernant le déménagement en lui-même, il vous faut évidemment faire appel à une agence de déménageurs spécialisés dans l’immobilier d’entreprise. Les prix varient fortement en fonction du matériel à déplacer : le transport de serveurs ou de machines fragiles coûtera beaucoup plus cher que pour un simple bureau. Comptez environ 100 à 200 euros pour un poste de travail « classique ».

Vous pouvez également profiter du déménagement pour rénover entièrement le matériel. Cette solution est plus onéreuse, mais elle présente plusieurs avantages. Tout d’abord, vous n’avez pas à déménager le mobilier ancien, qui peut s’abîmer lors du transport. Ensuite, en investissant dans du matériel neuf de qualité, vous réalisez un investissement sur le long terme. Comptez entre 1 000 et 1 500 euros par poste de travail pour un équipement complet.

Pensez à vos salariés

Enfin, tout déménagement d’entreprise engendre des frais indirects liés aux salariés. Sachez tout d’abord que vos employés ne peuvent refuser le changement de lieu de travail si vous restez dans le même secteur géographique. Cette notion est floue, mais correspond peu ou prou au bassin d’emploi.

Premier frais à prévoir : l’éventuelle augmentation de la prise en charge des dépenses de transports publics. Certains de vos employés devront sans doute dépenser plus pour se rendre dans les nouveaux locaux. Cette donnée est à prendre en compte, et il faut vous préparer à cette dépense supplémentaire.

D’autres frais sont à anticiper, comme une éventuelle prime d’éloignement si vous déménagez à l’autre bout du bassin d’emploi. Vous pouvez également mettre en place des navettes pour vos employés si les locaux sont éloignés des transports en commun, dans une zone industrielle isolée par exemple.

 

Yvan Brax, journaliste à La Tribune

 

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